Verificación de caducidad de EAD H-4 tras la orden del 10 de septiembre

La orden del 10 de septiembre establece un plazo para que RR. HH. inspeccione, no una solución a nivel de toda la empresa. Abarca a siete demandantes con visa H-4 ante el tribunal federal de distrito del Distrito Central de California. El resto de la nómina sigue requiriendo una verificación expediente por expediente.

Realice la verificación ahora, porque la orden establece que la fecha de presentación de la renovación es lo primero que debe inspeccionarse. La norma que impugna fue emitida por el Departamento de Seguridad Nacional el 30 de octubre de 2025. La solución alternativa es una verificación de fecha de presentación y vencimiento.

La orden modifica el expediente, no toda la nómina

La medida cautelar se concedió a siete demandantes H-4. Su alcance se limita a esos demandantes y no tiene aplicación a nivel nacional. Esto significa que una empresa no puede dar por sentado que todos los empleados H-4 están cubiertos. Solo puede utilizar la orden como motivo para auditar los expedientes que podrían haber perdido protección.

La norma impugnada fue emitida el 30 de octubre de 2025. En las renovaciones de EAD H-4 presentadas en o después de esa fecha, la autorización de trabajo generalmente no se preserva mientras la agencia revisa el caso. La práctica anterior era distinta. Antes de la norma de 2025, una renovación a tiempo y conforme a los requisitos podía extender la autorización de trabajo hasta 540 días.

La prueba de fecha de presentación separa los expedientes expuestos

La prueba compara la fecha de presentación con la fecha de vencimiento de la tarjeta. La fecha de presentación determina qué norma se aplica. La fecha de vencimiento determina si el empleado aún se encuentra dentro del período protegido. El resultado es sencillo: expuesto, protegido o no claro.

Si la renovación se presentó en o después del 30 de octubre de 2025, considere el vencimiento de la tarjeta como el fin de la autorización de trabajo. Si la tarjeta ya ha vencido, es posible que el empleado ya no esté autorizado para trabajar. Si la renovación se presentó antes del 30 de octubre de 2025, verifique si la protección anterior sigue aplicando. Esa protección anterior pudo haber durado hasta 540 días.

No confíe únicamente en una renovación pendiente. Un caso pendiente no es un permiso de trabajo. La fecha de la tarjeta sigue siendo determinante a menos que la protección anterior cubra la caducidad. La fecha de presentación es más importante que la fecha de aprobación.

La reverificación depende de documentos, no de suposiciones

Durante la reverificación del Formulario I-9 federal, la fecha de presentación y los documentos de soporte son lo que determinan la revisión. Si la tarjeta vence antes de que se apruebe la renovación, el expediente debe mostrar por qué se permite la continuación del empleo. El empleador necesita la fecha de presentación, la copia de la tarjeta y los documentos que respaldan la continuación del empleo. Si esos documentos faltan, el expediente no está listo para nómina.

Nómina no debe mantener activo a un empleado con una tarjeta vencida sin una extensión previa. La misma verificación documental aplica cuando el empleado está de baja y luego regresa. La fecha de regreso no subsana una caducidad en la autorización de trabajo. El expediente debe mostrar la extensión previa, o debe mostrar la caducidad.

Escale los expedientes expuestos al asesor en inmigración antes del próximo procesamiento de nómina. La revisión del asesor debe centrarse en la fecha de presentación, la fecha de la tarjeta y los documentos del expediente. Si el empleado ya ha dejado de trabajar, documente la fecha y el motivo. Si el empleado aún está trabajando, el expediente requiere una decisión inmediata.

Realice la lista de verificación antes de que nómina actualice el expediente

La siguiente lista es la verificación mínima del expediente. Separa los expedientes que requieren acción inmediata de los que aún cuentan con protección previa. Aplíquela a cada empleado H-4 con una tarjeta vencida o por vencer.

• Abra el expediente de renovación de EAD H-4 y registre la fecha de presentación.
• Registre la fecha de vencimiento impresa en la tarjeta actual.
• Si la fecha de presentación es en o después del 30 de octubre de 2025, marque el expediente como expuesto una vez que la tarjeta haya vencido.
• Si la fecha de presentación es antes del 30 de octubre de 2025, verifique si la extensión previa de 540 días aún cubre al empleado.
• Si la tarjeta ha vencido y no se aplica ninguna extensión previa, considere la autorización como caducada.
• Inicie la reverificación o prepare la documentación de baja.
• Guarde la fecha de presentación, la copia de la tarjeta y los documentos de soporte en el expediente I-9.

Los expedientes expuestos son aquellos en los que la fecha de presentación cae en o después de la fecha de la norma y la tarjeta ya ha vencido. Los expedientes protegidos son aquellos en los que la extensión previa aún puede cubrir la caducidad. Si el expediente no está claro, trátelo como expuesto hasta que los documentos confirmen lo contrario.