Lista de verificación para asignaciones en Vietnam: validez del permiso, plazos de notificación y devolución de documentos

El plazo es lo primero que hay que verificar. A partir del 10 de septiembre de 2026, el Decreto 283/2026/ND-CP de Vietnam entra en vigor y establece sanciones administrativas por infracciones laborales, de seguridad social y de empleo en el extranjero que afecten a trabajadores extranjeros y a sus empleadores. Un asignado no puede comenzar a trabajar con una documentación caducada, por lo que la verificación previa a la asignación trata la validez del permiso, los plazos de notificación y la devolución de documentos como puntos de fallo independientes.

El cuadro de multas convierte al empleador en el objetivo

La multa al trabajador es directa, pero la multa al empleador es la que debería guiar el expediente. Un trabajador extranjero en Vietnam que trabaje sin permiso de trabajo o certificado de exención, o que utilice un permiso o certificado caducado, puede ser multado con un importe de VND 15 millones a VND 25 millones. Las empresas que contraten personal extranjero con permisos caducados o inexistentes, o sin la exención requerida, pueden ser multadas con VND 30 millones a VND 45 millones por uno a diez empleados, VND 45 millones a VND 60 millones por 11 a 20, y VND 60 millones a VND 75 millones por 21 o más. Un solo vencimiento no renovado puede elevar la exposición de un tramo al siguiente.

Hay más factores desencadenantes más cercanos a la gestión diaria. Un empleador puede ser multado con VND 5 millones a VND 10 millones por cada trabajador extranjero cuyo puesto no coincida con el permiso de trabajo o el certificado de exención, y la misma multa por trabajador, con un tope de VND 75 millones, se aplica si no recuperan o devuelven dichos documentos. El apartado de funciones detecta la deriva del puesto. El apartado de documentos exige un responsable claro para la recuperación y devolución antes de que finalice la asignación.

El plazo de notificación es el punto de fallo

Cuando un empleado extranjero cumple los requisitos para la exención de menos de 90 días al año, la empresa contratante debe notificar al regulador laboral correspondiente como muy tarde tres días laborables antes del inicio del trabajo. El Decreto 283/2026/ND-CP introduce una multa al empleador por primera infracción de VND 1 millón a VND 3 millones por incumplir el requisito de notificación previa al inicio. Un permiso en regla no subsana una notificación omitida.

Las empresas pueden ser multadas con VND 1 millón a VND 3 millones si no presentan, retrasan o presentan notificaciones incompletas para personal extranjero exento de permiso, o para titulares de permisos o exenciones que trabajan para la misma empresa en varias ciudades o provincias de administración central. La notificación multiprovincial es una obligación de presentación independiente: el asignado puede estar debidamente autorizado, pero el empleador sigue necesitando la notificación correcta presentada para la ubicación correcta.

La lista de verificación convierte el cuadro de multas en una prueba de fecha de inicio

Realice esta verificación antes de la fecha de inicio del asignado. Cada elemento es una comprobación de sí/no que se corresponde con un factor de multa del decreto.

• Confirme que el permiso de trabajo de Vietnam o el certificado de exención de permiso de trabajo está vigente en la fecha de inicio.
• Verifique el puesto y las funciones asignadas frente al permiso o certificado.
• Si la asignación utiliza la exención de menos de 90 días, confirme que la notificación a la autoridad laboral se presentó al menos tres días laborables antes del inicio del trabajo.
• Si el asignado va a trabajar en más de una ciudad o provincia de administración central para el mismo empleador, confirme que la notificación de trabajo multiprovincial está completa.
• Confirme que se ha asignado un paso de recuperación o devolución de documentos antes de que finalice la asignación.

La validez evita el error más costoso: un documento caducado que el asignado sigue portando. La verificación del puesto detecta una discrepancia que puede generar una multa por trabajador. Los elementos de notificación protegen el expediente de notificaciones, donde una notificación omitida, tardía o incompleta puede activar una multa incluso cuando el permiso subyacente está en regla. Los pasos de devolución cierran el expediente antes de que el asignado se marche, porque un documento no devuelto puede seguir siendo una exposición para el empleador.

Asigne un responsable al expediente y establezca un recordatorio antes de la fecha de inicio. El responsable debe mantener el permiso, la notificación, los detalles del puesto y el paso de devolución en un único lugar. Si algún elemento no se cumple, detenga la fecha de inicio y corrija la carencia antes de que el asignado comience a trabajar.

Si el asignado cambia de puesto o de ubicación durante la asignación, vuelva a ejecutar la lista de verificación. Una fecha de inicio en regla no se proyecta hacia adelante. El mismo documento que estaba vigente al inicio puede convertirse en un problema tras un traslado o un cambio de proyecto. El expediente debe reflejar el cambio y el paso de notificación o permiso corregido.