Lista de verificación E-Verify v32: proveedor, sedes y revisión remota

Añada el 31 de marzo de 2027 al calendario. Los proveedores de software deben completar las pruebas de aceptación de E-Verify v32 y migrar antes de esa fecha, tras lo cual la conexión v31 se dará de baja. El formato de caso v32 modifica lo que un registro de E-Verify debe mostrar. Trate las respuestas sobre el proveedor, la lista de sedes y la revisión remota como evidencia de cumplimiento, no como configuraciones de TI.

El plazo es del proveedor, pero el registro es suyo

U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) puso a disposición la versión 32 del acuerdo de control de interfaz (ICA) de E-Verify el 22 de septiembre de 2026. El corte es una obligación del proveedor, pero su expediente aún necesita pruebas de que la conexión exacta que utiliza su empresa será probada y migrada. Pida al proveedor que identifique la conexión, el entorno de pruebas, la fecha de migración y la persona responsable del resultado. Guarde esa respuesta en el mismo expediente que el MOU y la lista de sedes.

La API de inscripción permite a un proveedor enviar los datos de la empresa, las sedes de contratación y los contactos a E-Verify en una sola solicitud. Esa comodidad convierte la lista de sedes en una decisión de datos, no en una formalidad. Si una sede es incorrecta al inscribirse, el registro del caso puede heredar el error. Guarde la lista de sedes aprobada con la fecha de versión, el aprobador y la confirmación del proveedor.

El firmante del memorando de entendimiento (MOU) del empleador debe firmar personalmente dentro de una ventana de 24 horas. La ventana es tan corta que unas vacaciones pueden convertirse en un retraso en la presentación. Designe un firmante suplente si su proceso lo permite y recuerde al firmante principal la ventana de 24 horas.

Los datos del caso son la pista de auditoría

Un caso v32 debe identificar la sede de contratación del empleado, indicar si los documentos de la Sección 2 se revisaron de forma remota, capturar la base de extensión para un EAD (documento de autorización de empleo) o tarjeta verde con apariencia de vencido, e identificar el software emisor. Esos campos son la diferencia entre un caso y un expediente defendible: si un campo está en blanco, el expediente no explicará por qué.

La revisión remota de documentos es un método, y el caso debe indicarlo. El expediente I-9 debe mostrar los documentos que aceptó y la forma en que los verificó. Si su proceso cambia a posteriori, el expediente necesita una nota fechada que explique el cambio.

El registro de auditoría de E-Verify debe poder reconstruirse sin tener que pedirle al proveedor que recuerde. Un registro de revisión remota debe ser lo suficientemente específico para que otra persona pueda seguirlo sin llamar al revisor original: la fecha, el método, el tipo de documento y el paso de verificación deben ser todos visibles.

Para un EAD o tarjeta verde con apariencia de vencido, la base de extensión es lo que le indica al lector por qué la fecha parece antigua. Registre la base antes de presentar el caso, porque una nota posterior es más débil que una contemporánea.

La vía piloto es un expediente aparte

Si su equipo también está siguiendo el piloto E-Verify+, mantenga esa vía separada del corte estándar. USCIS seleccionó a menos de 10 empleadores como participantes del piloto E-Verify+ el 29 de mayo de 2024. Mantenga su expediente ordinario de E-Verify independiente de las suposiciones del piloto. Use una carpeta para el programa estándar y otra para cualquier trabajo de piloto, con la misma disciplina de evidencia en ambas.

La lista de verificación convierte el corte en registros

Cada elemento de la lista de verificación debe poder responderse con un documento, no con un estado.

• Confirme el presentador real del caso para una integración de Workday, ADP o UKG, ya sea el sistema de gestión de capital humano o un socio detrás de él, porque ese presentador debe superar las pruebas v32.
• Incluya en el expediente la evidencia de pruebas de aceptación del proveedor para la conexión v32.
• Sincronice las sedes de contratación inscritas con las ubicaciones donde los empleados realmente inician su trabajo.
• Capture si los documentos de la Sección 2 se revisaron de forma remota y conserve el registro I-9 correspondiente.
• Registre la base de extensión para un EAD o tarjeta verde con apariencia de vencido al crear el caso.
• Verifique que el firmante del MOU puede firmar personalmente dentro de la ventana de 24 horas.
• Compruebe que el software emisor aparece en el registro del caso.

Si un elemento no puede responderse con un documento, déjelo abierto. Conserve la documentación junto con el expediente de cumplimiento.