Asegura la pista de auditoría de la I-9 antes del corte de E-Verify del 8 de enero
Las cuentas antiguas de E-Verify requieren un paso de preservación antes de que la agencia elimine los registros históricos de casos.
| Autor | The Petition File — Redacción |
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| Publicado | 31 octubre 2026 |
| Lectura | 4 MIN |
El plazo vence el 8 de enero de 2027. Si tu cuenta de E-Verify es anterior a 2017, esa fecha es el último momento para descargar los registros de casos antiguos antes de que USCIS, la agencia de inmigración, los elimine. La regla es sencilla: los registros cuya última modificación fue el 31 de diciembre de 2016 o antes están en el ciclo actual de eliminación. La solución es la preservación: descargar, conciliar, archivar y confirmar las copias del proveedor.
El plazo es el detonante
USCIS eliminará permanentemente esos registros después del plazo. El ciclo de eliminación sigue un calendario de retención de la National Archives and Records Administration que ordena la eliminación de registros de E-Verify con al menos 10 años de antigüedad. Ese calendario es la razón por la que la agencia está eliminando ahora los casos más antiguos. Si tu inscripción comenzó en 2017 o después, el ciclo actual no alcanza tu cuenta. No estás exento de ciclos futuros, pero este está dirigido a registros más antiguos.
Trata la cuenta, no al empleado, como la unidad de trabajo. Un solo empleador puede tener múltiples cuentas, y cada cuenta puede contener casos de distintas entidades. Si la empresa ha pasado por adquisiciones, cambios de marca o modificaciones en nómina, las cuentas más antiguas son las más propensas a ser pasadas por alto. La descarga solo es útil si el equipo puede indicar qué cuenta la generó, qué entidad abarcaba y qué archivos I-9 dependen de ella.
La norma convierte una descarga en una pista de auditoría
Un archivo descargado no es suficiente si no puede asociarse al Formulario I-9 que respalda. Para cada Formulario I-9 relacionado, debes registrar el número de verificación del caso de E-Verify o adjuntar la página de detalles del caso de E-Verify. Ese vínculo es lo que hace que el expediente de incorporación sea defendible. Sin él, la I-9 no tiene evidencia de verificación vinculada.
Los registros pueden aparecer en una auditoría del Departamento de Seguridad Nacional, una investigación de la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados del Departamento de Justicia, una solicitud del Departamento del Trabajo o una inspección estatal. En un asunto de aplicación en el lugar de trabajo, el expediente debe mostrar quién fue verificado, cuándo y cómo el resultado se vinculó al registro del empleado.
La página de detalles del caso es la pieza de evidencia que vincula al empleado con el resultado de la verificación. Si la I-9 es en papel, el adjunto debe estar vinculado físicamente o electrónicamente al mismo expediente del empleado. Si la I-9 es electrónica, los metadatos deben mostrar la asociación. Un número de caso escrito en el formulario es útil, pero la página de detalles es más sólida porque preserva el contenido del registro de verificación, no solo una referencia a él.
La lista de verificación mantiene el expediente defendible
Usa esta lista como la lista de verificación de preservación. Cada elemento es verificable en un minuto, y el orden importa porque la descarga debe existir antes de que pueda comenzar la conciliación. El paso de retención de registros es la parte que convierte una descarga en un expediente de cumplimiento de I-9 defendible.
- Confirma que la lista de cuentas nombre cada cuenta de E-Verify y entidad que se inscribió antes de 2017. Marca cada una como dentro o fuera del alcance.
- Confirma que existe un informe histórico de casos para registros creados o actualizados el 31 de diciembre de 2016 o antes. Guarda los metadatos del informe, incluyendo la fecha y hora de la descarga.
- Confirma que cada Formulario I-9 conservado tiene el número de verificación del caso o la página de detalles del caso adjunta. Señala cualquier I-9 que carezca del vínculo.
- Confirma que las descargas se almacenan en una ubicación de solo lectura con controles de acceso y una etiqueta de retención. Mantén el archivo separado de los expedientes de casos activos.
- Confirma que cualquier copia del proveedor o del abogado externo coincida con la página de detalles del caso descargada. Anota el custodio, la fecha y la ubicación de almacenamiento.
La lista es corta porque el modo de fallo es sencillo: un archivo faltante, un número de caso que no coincide o un archivo que nadie puede encontrar. Si un regulador solicita el registro de verificación, debes poder presentar la I-9 y la evidencia de E-Verify correspondiente en la misma revisión. Un expediente de auditoría limpio es el estándar.
Mantén un índice breve de lo que se descargó, dónde se almacena y quién puede recuperarlo. El índice debe indicar la cuenta, la entidad, la fecha del informe, la ubicación del archivo y la persona responsable de la presentación. Si llega una solicitud, el equipo debe poder obtener la I-9 y la evidencia de verificación correspondiente sin reconstruir el expediente de memoria. Ese índice es la diferencia entre una tarea de recuperación y una tarea de reconstrucción, y es la parte del expediente que hace que el archivo sea utilizable cuando se necesita.