La lista de verificación previa al traslado que mantiene el cumplimiento de las cesiones en la UE

Cuando un gestor de movilidad abre la solicitud de viaje, la primera línea es la verificación de seguridad social, no el itinerario. En algunas jurisdicciones, obtener un certificado A1 puede tardar más de seis meses, mientras que en otras puede tardar días. El plazo límite es antes de que comience el trabajo en el país de destino, y una solicitud tardía puede obligar a un retraso o a una base legal diferente. La verificación debe constar en el expediente antes de que se apruebe la solicitud de viaje.

El Parlamento Europeo aprobó el Acuerdo Provisional sobre la coordinación de las cotizaciones a la seguridad social en la UE el 7 de julio de 2026, tras alcanzarse el acuerdo el 23 de abril. El marco revisado de la UE mantiene el límite de 24 meses para las cesiones de trabajadores por cuenta ajena y por cuenta propia que permanecen sujetos a las normas de seguridad social de su país de origen, siempre que no sustituyan a otro trabajador desplazado.

El cesionario debe haber estado sujeto a la seguridad social del país de origen al menos tres meses antes del inicio de la cesión. La revisión exige la notificación previa a la institución competente y la solicitud de un certificado A1 Portable Document, o PDA1.

Colocar la verificación en la fase de selección. Si el candidato no ha estado en el sistema del país de origen el tiempo suficiente, la cesión puede necesitar una fecha de inicio diferente o una base legal distinta. Nómina confirma por escrito el historial de cotizaciones, y el expediente de movilidad muestra la fuente, la fecha y la persona que lo verificó.

Integrar la verificación en la aprobación del viaje

Utilizar una lista en el expediente de movilidad. Hacer que cada elemento sea verificable rápidamente y que genere un documento o una nota con fecha. La lista es el núcleo de la aprobación.

• Confirmar la verificación de afiliación previa de 3 meses.
• Comprobar el límite de 24 meses.
• Comprobar la verificación de sustitución.
• Notificar a la institución competente y solicitar el certificado PDA1.
• Adjuntar la solicitud PDA1 a la aprobación del viaje antes del primer día de trabajo.
• Señalar cualquier actividad de más de tres días consecutivos en un período de 30 días.
• Anotar las excepciones de actividad breve y viaje de negocios, incluida la construcción.
• Registrar la fecha de solicitud y el tiempo de tramitación previsto.

El elemento de afiliación protege la base del país de origen. Los elementos de límite y sustitución mantienen el expediente listo para auditoría antes de la llegada. Los elementos de certificado mantienen la prueba vinculada al trabajo, no al itinerario.

Una persona designada es responsable de la lista de verificación. RR. HH. de movilidad ejecuta la verificación, el asesor jurídico interno firma la comprobación del límite y la sustitución, y nómina confirma el historial de cotizaciones. Asignar una fecha a cada elemento; una nota con fecha mantiene el expediente utilizable para revisión.

Convertir la comprobación del límite y la sustitución en un expediente

El límite es fácil de pasar por alto en una asignación de larga duración, y un problema de sustitución es más difícil de detectar porque el cesionario puede no saber quién fue desplazado antes. El PDA1 es el documento que acredita qué legislación se aplica. Si la actividad es breve, la obligación previa puede no aplicarse, pero la documentación sigue mostrando por qué.

El Acuerdo Provisional exigiría un certificado A1 cuando las actividades duren más de tres días consecutivos dentro de cualquier período de 30 días. El requisito previo de PDA1 no cubriría asignaciones breves de menos de tres días laborables consecutivos en una ventana de 30 días, ni viajes de negocios, excepto en construcción. Iniciar la solicitud A1 antes de que la aprobación del viaje sea definitiva, e incluir la fecha de solicitud en el registro de aprobación. Cuando el cesionario embarque, el expediente responderá a las preguntas clave: quién paga la seguridad social, qué certificado cubre el trabajo y cuándo termina el desplazamiento.

Las prórrogas hacen visible el límite. Si la asignación se prolonga, el registro muestra la nueva fecha de finalización y el motivo de la prórroga. La comprobación del trabajador anterior es una cuestión de hecho: la nota identifica al trabajador anterior, el puesto y las fechas, en su caso. La firma muestra quién revisó la prórroga y quién la aprobó.